יום גיבוש בעבודה: מה חשוב לברר לפני התכנון

השאלה איזה חוק חל על יום גיבוש לעובדים עולה לעיתים רק לאחר שהתכנון כבר החל. כדאי לברר אותה מראש, משום שמעמד האירוע עשוי להשפיע על השכר, שעות העבודה, ההיעדרות, הביטוח והטיפול החשבונאי בהוצאה.

אין תשובה אחידה לשאלה אם יום גיבוש נחשב יום עבודה. התשובה תלויה במועד האירוע, באופי ההשתתפות, בהסכמי העבודה, בנוהג הקיים בארגון ובאופן שבו המעסיק מציג את הפעילות לעובדים.

המדריך מספק מידע כללי ואינו מחליף ייעוץ משפטי, חשבונאי או ביטוחי המותאם למקרה מסוים.

האם חל על יום גיבוש לעובדים חוק ייעודי?

בישראל אין חוק שמוקדש כולו לימי גיבוש לעובדים. מעמד האירוע נבחן לפי דיני העבודה הכלליים, הסכמי העבודה, צווים החלים על מקום העבודה והנוהג שהתגבש בארגון.

לכן השאלה המעשית אינה רק אם מותר לקיים את האירוע, אלא כיצד יש להתייחס אליו. בין היתר, יש לברר אם הוא נחשב חלק מהעבודה, אם ההשתתפות בו נדרשת ומה המשמעות מבחינת שכר והיעדרות.

מתי יום גיבוש עשוי להיחשב פעילות מטעם המעסיק?

יום גיבוש עשוי להיחשב פעילות מטעם המעסיק כאשר קיימת זיקה ברורה בינו לבין העבודה. לצורך הבדיקה נהוג לבחון את הנסיבות הבאות:

• מי יזם את האירוע ומי מממן אותו.
• האם ההשתתפות מוצגת כחובה, כציפייה ארגונית או כרשות.
• האם הפעילות מתקיימת בשעות העבודה או במקומן.
• האם האירוע נועד לקדם מטרה ארגונית, כגון עבודת צוות או תקשורת בין העובדים.
• כיצד טופלו אירועים דומים בעבר באותו מקום עבודה.

אף מאפיין אינו מכריע לבדו. יש לבחון את התמונה המלאה ואת ההסכמות החלות על העובדים.

אירוע חובה לעומת אירוע רשות

אירוע שמוצג כחלק מתפקידו של העובד נבחן אחרת מאירוע חברתי שההשתתפות בו נתונה לבחירה חופשית. גם כאשר ההזמנה משתמשת במילה "רשות", התנהלות שמפעילה לחץ על העובדים להגיע עשויה להשפיע על בחינת מעמד האירוע.

באירוע רשות חשוב להבהיר שלא יינקטו צעדים נגד עובד שבחר שלא להשתתף. באירוע שהנוכחות בו נדרשת, יש להסדיר מראש את הטיפול בשעות העבודה, בשכר ובהיעדרות.

מעמדו של יום הגיבוש נקבע לפי נסיבות האירוע וההתנהלות בפועל, ולא רק לפי הכותרת שניתנה לו.

שאלות שכדאי לשאול לפני פרסום ההזמנה

לפני שמזמינים את העובדים, כדאי לברר:

• מי יוזם את האירוע ומממן אותו?
• האם הפעילות מתקיימת במהלך יום העבודה, ביום מנוחה או בשעות הפנאי?
• האם העובדים מחויבים להשתתף?
• מה קובעים הסכם העבודה, ההסכם הקיבוצי או הנוהג בארגון?
• כיצד יטופל עובד שאינו יכול או אינו מעוניין להשתתף?
• האם הפעילות מתאימה למגבלות רפואיות, פיזיות, דתיות ואישיות?

תשובות כתובות וברורות מצמצמות מחלוקות ומאפשרות למחלקת השכר לטפל באירוע באופן עקבי.

אם אתם עדיין בוחנים את סוג הפעילות, המדריך על יום גיבוש לעובדים במרכז מציג אפשרויות להתאמה להרכב הקבוצה ולעונת הפעילות.

יום גיבוש לעובדים וחוק שעות עבודה ומנוחה

חוק שעות עבודה ומנוחה רלוונטי כאשר יום הגיבוש מתקיים בזמן שבו העובדים אמורים לעבוד, או כאשר הפעילות נמשכת מעבר למסגרת העבודה שנקבעה להם. עם זאת, סיווג האירוע אינו נקבע לפי מועדו בלבד.

יום גיבוש שמתקיים ביום עבודה, במימון המעסיק ובנוכחות שנדרשת מהעובדים עשוי להיחשב חלק ממסגרת העבודה. לעומת זאת, אירוע חברתי שנערך בשעות הפנאי וההשתתפות בו חופשית עשוי לקבל יחס אחר, בכפוף להסכמים ולנוהג במקום העבודה.

הטבלה מסייעת למפות את השאלות, אך אינה קובעת את מעמד האירוע. את ההחלטה יש לקבל לפי נסיבות מקום העבודה והעובדים המשתתפים.

מתי עולה שאלת השעות הנוספות?

שאלת השעות הנוספות עולה כאשר פעילות מטעם המעסיק מאריכה את מסגרת העבודה של העובד. החישוב תלוי בשעות העבודה שנקבעו לו, במועד האירוע ובהסכמים שחלים במקום העבודה.

אפשר לעיין בהנחיות בנושא באתר משרד העבודה ולהעביר את פרטי האירוע לבדיקת מחלקת השכר. רצוי שהבדיקה תיעשה לפני שליחת ההזמנה, כדי שהעובדים יקבלו מידע ברור.

מה לבדוק עם מחלקת השכר?

מחלקת השכר זקוקה לתמונה מלאה של האירוע. יש להעביר לה את המועד, שעות הפעילות, אופן ההשתתפות, הסדרי ההסעה וההנחיות שנשלחו לעובדים.

כדאי לברר גם כיצד יטופלו עובדים שאינם משתתפים, האם נעשה שימוש ביום חופשה ומה קובע הנוהג הארגוני. אין להניח שאופן הטיפול באירוע קודם מתאים אוטומטית גם לאירוע הנוכחי.

להרחבה על תכנון פעילויות קבוצתיות אפשר לעיין גם בבלוג, שבו מופיעים מדריכים נוספים בנושא.

אחריות, ביטוח ופגיעה במהלך יום גיבוש לעובדים

פגיעה במהלך יום גיבוש עשויה להיבחן כתאונת עבודה כאשר לאירוע קיימת זיקה מספקת לעבודה. ההכרעה אינה מתקבלת רק לפי העובדה שהמעסיק שילם על הפעילות, אלא לאחר בחינת מכלול הנסיבות.

סעיף 79 לחוק הביטוח הלאומי עוסק בהגדרת פגיעה בעבודה. כאשר מתרחשת פגיעה באירוע ארגוני, יש לבחון בין היתר את מטרת האירוע, מידת מעורבות המעסיק, אופי ההשתתפות והקשר בין הפעילות ליחסי העבודה.

הכרה בפגיעה כתאונת עבודה אינה אוטומטית. כל אירוע נבחן לפי נסיבותיו והזיקה שלו לעבודה.

אילו נסיבות עשויות להיות רלוונטיות?

בבדיקת הקשר בין האירוע לעבודה עשויים להיבחן:

• זהות הגורם שיזם ומימן את הפעילות.
• האופן שבו הוצגה ההשתתפות לעובדים.
• מועד האירוע והמקום שבו נערך.
• מטרת הפעילות ותוכנה.
• מעורבות המעסיק בבחירת המפעיל ובניהול האירוע.
• הסעות או סידורים אחרים שהמעסיק ארגן.

לא כל אירוע שממומן בידי המעסיק יזכה בהכרח לאותו סיווג. באותה מידה, העובדה שהפעילות התקיימה מחוץ למשרד אינה שוללת כשלעצמה זיקה לעבודה.

אילו כיסויים כדאי לבדוק?

לפני ההתקשרות עם מפעיל, כדאי לבדוק אילו פוליסות קיימות ומה הן מכסות בפועל. אין להסתפק באמירה כללית שלפיה הפעילות "מבוטחת".

תנאי הכיסוי נקבעים בפוליסה ובהסכם, ולכן מומלץ להעביר למבטח או לסוכן הביטוח תיאור מדויק של הפעילות. כדאי לקבל את האישורים הרלוונטיים בכתב ולשמור אותם יחד עם מסמכי האירוע.

איזה תיעוד כדאי לשמור?

תיעוד מסודר מסייע לברר מה התרחש ומה סוכם בין הצדדים. מומלץ לשמור:

• את הזמנת האירוע וההודעה שנשלחה לעובדים.
• אישורי השתתפות ורשימת נוכחות.
• פרטי המפעיל והסכם ההתקשרות.
• אישורי הביטוח שהתקבלו.
• מידע על הסעות וסידורי הגעה.
• הנחיות בטיחות והתאמות שנקבעו למשתתפים.
• במקרה של פגיעה, תיאור האירוע, פרטי עדים ומידע על הטיפול שניתן.

המסמכים עשויים לסייע לעובד, למעסיק, למבטח ולגורמים שבוחנים את האירוע. חשוב לתעד עובדות בזמן אמת ולא להסתמך על זיכרון בלבד.

התאמת הפעילות למשתתפים

בחירת פעילות מתאימה היא חלק מניהול הסיכונים. יש לברר מראש אם קיימות מגבלות רפואיות, מגבלות נגישות, רגישויות או צרכים דתיים שהפעילות צריכה להתחשב בהם.

אין צורך לבקש מהעובדים מידע רפואי שאינו נחוץ לתכנון. אפשר להציג את מאפייני הפעילות, לאפשר פנייה דיסקרטית ולהציע חלופה למי שאינו יכול להשתתף.

במדריך על אפשרויות ליום גיבוש לצוות אפשר לבחון סוגי פעילויות ולהתאים את רמת המאמץ להרכב הקבוצה.

יום גיבוש לעובדים: חוק, מס וזקיפת שווי

הטיפול החשבונאי והמיסויי ביום גיבוש תלוי במאפייני האירוע ובהטבות שמקבלים העובדים. אין לקבוע את אופן הרישום לפי שם האירוע בלבד.

רואה החשבון או יועץ המס של הארגון צריכים לבחון את מטרת הפעילות, הרכב המשתתפים, אופן המימון והרכיבים האישיים שנכללו בה. חשוב למסור להם את פרטי האירוע ולא רק את החשבונית.

מה עשוי להשפיע על הבדיקה?

הגורמים הבאים עשויים להיות רלוונטיים:

• האם מדובר בפעילות משותפת של צוות או בהטבה שניתנת לעובד מסוים.
• כיצד נוסחה מטרת האירוע במסמכי הארגון.
• האם צורפו מתנות, שוברים או רכיבים לשימוש אישי.
• האם העובדים השתתפו בפעילות מובנית או קיבלו אפשרות פנאי עצמאית.
• כיצד נרשמו אירועים דומים בארגון.
• אילו מסמכים התקבלו מהספק.

הטבלה אינה קובעת אם חלה זקיפת שווי. היא נועדה לרכז את המידע שרואה החשבון או יועץ המס יצטרכו כדי להנחות את הארגון.

מומלץ להתייעץ לפני סגירת ההתקשרות, במיוחד כאשר האירוע כולל רכיבים אישיים. כך אפשר לבנות את ההזמנה ואת מסמכי הספק באופן שתואם את הטיפול שנבחר.

לרעיונות לפורמט אחר אפשר לעיין במדריך על ערבי גיבוש לעובדים במרכז.

רשימת בדיקה לפני תכנון יום גיבוש לעובדים

תכנון מסודר מתחיל בהגדרת מעמד האירוע ומסתיים בשמירת המסמכים. הרשימה הבאה מרכזת את הבדיקות העיקריות.

לפני שליחת ההזמנה

• הגדירו בכתב אם ההשתתפות נדרשת או נתונה לבחירה.
• בדקו את הסכמי העבודה והנוהג הקיים בארגון.
• העבירו למחלקת השכר את מועד האירוע ואת שעות הפעילות.
• בררו כיצד יטופלו עובדים שלא ישתתפו.
• בדקו התאמה למגבלות פיזיות, רפואיות, דתיות ונגישות.
• נסחו לעובדים הודעה ברורה שאינה סותרת את ההתנהלות בפועל.

לפני ההתקשרות עם המפעיל

• בקשו הצעה כתובה שמפרטת את תוכן הפעילות.
• בררו מי אחראי לציוד, להדרכה ולבטיחות.
• בקשו מסמכי ביטוח ובדקו אותם עם הגורם המקצועי בארגון.
• הסדירו בהסכם את חלוקת האחריות ואת נוהל הדיווח על אירוע חריג.
• ודאו שקיימת חלופה למשתתפים שאינם יכולים לבצע חלק מהפעילות.
• תעדו מה כלול בתשלום ומה דורש אישור נפרד.

לקראת האירוע ולאחריו

• שלחו לעובדים את לוח הפעילות והנחיות הבטיחות.
• שמרו את אישורי ההשתתפות ואת פרטי ההסעות.
• תעדו שינויים שנעשו בתוכנית.
• שמרו חשבוניות, אישורי ביטוח והתכתבויות עם המפעיל.
• דווחו על פגיעה או אירוע חריג לפי הנהלים הרלוונטיים.
• העבירו את מסמכי ההוצאה לגורם החשבונאי המטפל.

הזמנה כתובה וברורה מתעדת את מטרת האירוע, אופי ההשתתפות ומסגרת הפעילות. היא אינה מחליפה הסכם עבודה או ייעוץ מקצועי, אך היא מצמצמת חוסר בהירות.

אם אתם מתכננים אירוע קצר בשעות הערב, אותם עקרונות בסיסיים עדיין רלוונטיים. במדריך על רעיונות לערב גיבוש לעובדים מופיעים פורמטים שמשלבים פעילות קבוצתית וארוחה.

סיכום: כך מתכננים אירוע ארגוני באופן מסודר

אין כלל יחיד שקובע את מעמדו של כל יום גיבוש. יש לבחון את שעות הפעילות, אופי ההשתתפות, ההסכמים במקום העבודה, הטיפול בשכר, הכיסוי הביטוחי והאופן שבו ההוצאה נרשמת.

לפני שליחת ההזמנה מומלץ להשלים את הפעולות הבאות:

• להגדיר אם האירוע הוא חובה או רשות.
• לבדוק את הסכמי העבודה ואת הנוהג בארגון.
• לתאם את הטיפול בשעות ובשכר.
• לבחון את הכיסוי הביטוחי ואת אחריות המפעיל.
• להתאים את הפעילות למשתתפים.
• לתעד את ההזמנה, ההתקשרות וההשתתפות.
• לקבל הנחיה חשבונאית לגבי ההוצאה ורכיבים אישיים.

לאחר שהשאלות האלה הוסדרו, אפשר להתמקד בבחירת הפעילות ובלוגיסטיקה. בבלוג אפשר לקרוא מדריכים נוספים על סוגי פעילויות והתאמתן לקבוצות שונות.

ארגון שפועל מאזור המרכז יכול לבדוק ישירות יום גיבוש לעובדים במרכז.

שאלות נפוצות על יום גיבוש לעובדים והחוק

האם עובד יכול לסרב להשתתף ביום גיבוש?

האפשרות לסרב תלויה במעמד האירוע ובהסכמים החלים במקום העבודה. אירוע רשות נבחן אחרת מפעילות שמוצגת כחלק מהעבודה, ולכן חשוב להגדיר מראש ובכתב מה מצופה מהעובדים.

יש להתייחס גם לעובדים שאינם יכולים להשתתף מסיבה רפואית, דתית או אישית. במקרה של מחלוקת, מומלץ לקבל ייעוץ בדיני עבודה לפני קבלת החלטה בעניינו של עובד מסוים.

האם יום גיבוש נחשב יום עבודה?

יום גיבוש עשוי להיחשב חלק מיום העבודה כאשר הוא מתקיים במסגרת העבודה וקיימת ציפייה ברורה להשתתפות. המימון, המועד, מטרת הפעילות והנוהג בארגון עשויים להשפיע על הסיווג.

אין להסתמך רק על כך שהאירוע נערך מחוץ למשרד. גם פעילות באתר חיצוני יכולה להיות קשורה לעבודה.

מה קורה אם האירוע מתקיים ביום מנוחה?

אירוע ביום מנוחה מחייב בדיקה של אופי ההשתתפות ושל הכללים החלים על מקום העבודה. יש לברר מראש עם מחלקת השכר או עם יועץ משפטי אם הפעילות משפיעה על השכר, שעות העבודה או המנוחה.

אם האירוע מיועד להיות רשות, חשוב שההזמנה וההתנהלות בפועל ישקפו זאת.

האם פגיעה ביום גיבוש נחשבת תאונת עבודה?

פגיעה ביום גיבוש עשויה להיבחן כתאונת עבודה כאשר לאירוע קיימת זיקה לעבודה. ההכרעה תלויה בנסיבות, ובהן יוזמת המעסיק, המימון, מטרת הפעילות ואופי ההשתתפות.

במקרה של פגיעה יש לתעד את האירוע, לשמור פרטי עדים ולקבל הנחיה לגבי הדיווח המתאים. אין להניח מראש שהכרה או כיסוי ביטוחי ניתנים אוטומטית.

מה צריך לבקש ממפעיל הפעילות?

כדאי לבקש תיאור כתוב של הפעילות, חלוקת אחריות, הנחיות בטיחות ואישורי ביטוח רלוונטיים. בפעילות מאתגרת יש לברר גם מי מדריך, איזה ציוד נדרש וכיצד מטפלים במשתתף שאינו יכול לבצע חלק מהמשימות.

את המסמכים מומלץ להעביר לבדיקה של הגורם המתאים בארגון. הצגת אישור ביטוח אינה מספיקה כשלעצמה בלי לבדוק את תנאיו ואת התאמתו לפעילות המתוכננת.

האם יום גיבוש מחייב זקיפת שווי לעובד?

לא ניתן לקבוע זאת לפי שם האירוע בלבד. הטיפול תלוי במבנה הפעילות, בהרכב המשתתפים, ברכיבים האישיים ובהנחיה החשבונאית המתאימה לארגון.

יש להעביר לרואה החשבון או ליועץ המס את פרטי האירוע והמסמכים מהספק. אם מצורפים מתנות או שוברים, חשוב לציין זאת במפורש לפני קביעת אופן הרישום.