כך בוחרים פעילות גיבוש מקוונת שמתאימה לצוות

אנחנו עוזרים למצוא פעילות גיבוש בזום שמאפשרת לצוותים להתחבר, לשתף פעולה ולצאת משגרת העבודה - גם כשהמשתתפים אינם נמצאים באותו מקום.

אפשר לקיים בזום סדנה, משחק קבוצתי, חידון או פעילות מונחית. כל משתתף מצטרף מהמקום שבו הוא נמצא, בהתאם לציוד ולתוכנה הנדרשים לפעילות.

האתר מרכז אפשרויות בתחום ומעביר פניות למפעילים ולמפיקים. כדי לקבל התאמה, ציינו את הרכב הצוות, מטרת המפגש, סוג הפעילות המבוקש והזמינות שלכם.

מהם היתרונות והאתגרים של פעילות גיבוש בזום?

פעילות גיבוש בזום מקלה על שילוב עובדים ממקומות שונים, אך דורשת הנחיה ברורה ותכנון שמצמצם הסחות דעת וקשיי תקשורת.

לצוותים מבוזרים, מפגש פיזי עלול להיות מורכב לתיאום. פעילות מקוונת מאפשרת לצרף עובדים מהבית, ממשרדים שונים או ממדינות שונות בלי לקבוע מקום מפגש משותף.

כדי שהמפגש יתנהל בצורה מסודרת, בדקו מראש את התנאים הטכניים ואת חלוקת האחריות:

• ודאו שלמשתתפים יש גישה לפלטפורמת הווידאו שנבחרה.
• הגדירו מי מנחה, כיצד מצטרפים ולמי פונים במקרה של תקלה.
• בחרו פעילות שנותנת מקום גם למי שמעדיף לכתוב בצ'אט ולא לדבר מול מצלמה.
• התאימו את המועד לחופשות, להבדלי שעות ולזמינות העובדים.

אילו סוגים של פעילות גיבוש בזום קיימים?

בחירת פעילות גיבוש בזום מתחילה בהגדרת המטרה: היכרות, שיתוף פעולה, הפוגה מהעבודה או חיזוק התקשורת בצוות. לאחר מכן בוחנים את הפורמט, רמת ההנחיה והדרישות הטכניות.

פורמטים נפוצים לפעילות מקוונת

לכל פורמט אופי שונה. הבחירה צריכה להתאים להרכב הצוות, למידת ההיכרות בין המשתתפים ולסגנון ההשתתפות הרצוי.

• חדרי בריחה וירטואליים: מתאימים לצוותים שנהנים מחידות, חלוקת תפקידים ועבודה סביב משימה משותפת.
• חידונים מקוונים: מאפשרים לשלב שאלות ידע, היכרות או תוכן מעולם העבודה.
• משחקי משימות: מעודדים תיאום, חלוקת אחריות וקבלת החלטות משותפת.
• סדנאות יצירה: מתאימות למפגש בקצב רגוע, במיוחד כאשר המשתתפים מקבלים מראש רשימת חומרים ברורה.
• פעילויות היכרות: מסייעות לעובדים חדשים להשתלב ויוצרות שיחה שאינה עוסקת רק במשימות העבודה.

התאמת הפעילות למטרת המפגש

פעילות היכרות אינה דורשת בהכרח אותה רמת תחרות כמו משחק שמטרתו לתרגל שיתוף פעולה. לכן כדאי להגדיר את היעד לפני שמשווים בין מפעילים ופורמטים.

• להיכרות: בחרו שאלות פתוחות ותרגילים שנותנים לכל משתתף אפשרות לקחת חלק.
• לשיתוף פעולה: העדיפו משימות שמחייבות תיאום, חלוקת תפקידים וקבלת החלטות.
• לגיבוש: שלבו הומור, בחירה ואינטראקציה שאינה מתמקדת רק בניקוד.
• להפוגה מהעבודה: חפשו פעילות ברורה שאינה דורשת הכנות מורכבות.

פעילות בהנחיה או הפעלה עצמאית?

פעילות בהנחיה מתאימה לצוות שרוצה להעביר את ניהול המפגש לגורם חיצוני. הפעלה עצמאית מעניקה לארגון שליטה בתוכן ובקצב, אך מחייבת מישהו מתוך הצוות להכין ולנהל אותה.

משך הפעילות וכלי האינטראקציה

משך המפגש צריך להתאים למטרה, למורכבות המשימות וליכולת הריכוז של המשתתפים. פעילות הכוללת כמה משימות או מעבר בין קבוצות דורשת מבנה שונה מהפוגה ממוקדת.

חדרים מפוצלים מתאימים לעבודה בקבוצות, בתנאי שהמשימה והדרך להצגת התוצרים ברורות. הצבעות, צ'אט, לוח שיתופי ושאלונים יכולים לתת מקום גם למשתתפים שמעדיפים כתיבה.

צ'קליסט לבחירת הפורמט

לפני הפנייה למפעיל, בדקו:

• האם הפעילות מתאימה למטרת המפגש ולרמת ההיכרות בצוות?
• האם נדרשים מצלמה, אוזניות, תוכנה או חומרים?
• האם קיימות התאמות של נגישות דיגיטלית, כגון כתוביות והוראות כתובות?
• האם אפשר להשתמש בחדרים מפוצלים בלי לפגוע ברצף הפעילות?
• מהי החלופה במקרה של קושי בהתחברות?

האם המועד מתאים לצוות, למשל במסגרת פעילות גיבוש סוף שנה?

אם חשוב לצמצם ציוד והכנות, אפשר לבחון גם פעילות גיבוש זולה ולבחור פורמט שמבוסס על כלים שכבר זמינים לעובדים.

כיצד מתאימים פעילות גיבוש בזום לגודל הצוות?

התאמת פעילות גיבוש בזום נקבעת לפי הרכב הקבוצה, מטרת המפגש, רמת ההיכרות ואופן העבודה המשותף. ככל שהקבוצה רחבה יותר, כך חשוב יותר להגדיר מבנה, תפקידים ודרכי השתתפות.

צוות קטן: יותר מקום לשיחה

בקבוצה קטנה אפשר לבנות פעילות אישית ודינמית שבה כל משתתף מדבר, מגיב ומשפיע על המפגש. משימות היכרות ושיתוף מתאימות במיוחד למבנה כזה.

אפשר לשלב:

• שאלות על תחביבים, העדפות או חוויות מהעבודה.
• חלוקת תפקידים כמו מוביל, מתעד, מציג או אחראי על הקצב.
• משימה שהצלחתה תלויה בתקשורת בין כל חברי הצוות.
• סבבי שיחה שמאזנים בין משתתפים שקטים לדומיננטיים.

צוות גדול: בונים מבנה לפני המפגש

בקבוצה גדולה כדאי לתכנן חלוקה לחדרים, משימות מקבילות ואיסוף תוצרים. שיחה פתוחה שבה כולם מנסים להשתתף במקביל עלולה להקשות על ניהול המפגש.

בקשו מהמפעיל להסביר כיצד מתבצעת החלוקה, מי מלווה כל קבוצה ואיך חוזרים למפגש המרכזי. בררו גם אילו הכנות נדרשות ומהי דרך הפעולה במקרה של תקלה.

צוותים מבוזרים ועובדים מהבית

צוותים מבוזרים מצטרפים מסביבות עבודה שונות, עם ציוד והרגלי שימוש שונים. לכן חשוב שהוראות ההצטרפות יהיו ברורות ושהפעילות תציע כמה דרכי השתתפות.

• שלחו הוראות הצטרפות ורשימת ציוד.
• אפשרו השתתפות באמצעות מצלמה, קול, צ'אט או כתיבה, בהתאם לפורמט.
• בדקו אם נדרשות כתוביות או הוראות כתובות.
• הגדירו חלופה למשתתף שמתקשה להתחבר או מתנתק.

בתרחיש אפשרי, צוות קטן מתחיל בסבב היכרות וממשיך למשימה משותפת. צוות גדול יכול לבצע מבנה דומה בקבוצות משנה, בתיאום של מנחה מרכזי.

בעת השארת פרטים, ציינו את גודל הקבוצה, מטרת המפגש, מבנה העבודה והציוד הזמין למשתתפים.

מה חשוב לבדוק לפני שמזמינים פעילות גיבוש בזום?

לפני שמזמינים פעילות גיבוש בזום, בדקו את התאמת התוכן, הדרישות הטכניות, אבטחת המפגש, הנגישות ותנאי ההצעה.

בדיקות טכניות ותפעוליות

עברו עם המפעיל על אופן ההצטרפות ועל הכלים שבהם תשתמש הפעילות:

• הגדירו את מטרת המפגש ואת קהל היעד.
• מסרו את הרכב הקבוצה ואת אופן עבודתה.
• בדקו אם נדרשים מצלמה, אוזניות, מיקרופון או תוכנה מסוימת.
• בררו כיצד פועלים חדרים נפרדים, הצבעות, שיתוף מסך וכלי משחק.
• ודאו שהמשתתפים מקבלים הנחיות ברורות וכתובת לפנייה במקרה של קושי.

אבטחת מידע ונגישות דיגיטלית

אבטחת המפגש מתחילה באופן הפצת הקישור ובהרשאות הכניסה. בררו מי רשאי להצטרף, מי מאשר משתתפים והאם נעשה שימוש בחדר המתנה או בקוד גישה.

בדקו גם אם המפגש מוקלט, מי מקבל גישה להקלטה או לתוצרים והיכן הם נשמרים. מבחינת נגישות, בררו אם קיימים כתוביות, תמלול, הוראות כתובות ואפשרות להשתתף בצ'אט.

הצעה, ביטול והתאמות

בקשו הצעה כתובה שמפרטת מה כלול, מה נדרש מהארגון ואילו התאמות אפשר לבקש. קראו גם את התנאים הנוגעים לביטול, לשינוי מועד ולהחזר תשלום.

בררו אם אפשר להתאים את השפה, התוכן וההנחיה לצוות. לתכנון רחב יותר אפשר לקרוא מהו יום גיבוש ולבחון כיצד הפעילות המקוונת משתלבת ביום כולו.

אם הפעילות כוללת ציוד או משימות מיוחדות, שאלו מי אחראי להנחיות הבטיחות, האם קיים כיסוי ביטוחי מתאים ואילו תנאים חלים על ההפעלה. אין להניח שקיימת חובה מסוימת בלי לבדוק את ההסכם ואת מאפייני הפעילות.

איך משלבים פעילות גיבוש בזום עם פעילות נוספת?

פעילות גיבוש בזום יכולה להשתלב במפגש פיזי או בהמשך דיגיטלי, בתנאי שכל חלק מוסיף ערך אחר. כדאי לתכנן מראש את המעברים, חלוקת האחריות ודרך השתתפותם של עובדים מרחוק.

שמירה על מעורבות

המעברים בין חלקי היום צריכים להיות ברורים ולא לחזור על אותו סגנון פעילות. אפשר לשלב שיחה במליאה, עבודה בחדרים, הצבעה ומשימה אישית.

הגדירו מי מחזיר את המשתתפים למפגש ומי מסייע למתקשים להתחבר. למשתתפים מרחוק כדאי לתת תפקיד פעיל ולא להסתפק באפשרות לצפות.

אפשר לחבר סדנה מקוונת למשימת צילום, פעילות יצירה, טעימה קולינרית או אתגר קבוצתי. בקשו מהמפעיל להסביר כיצד החלקים קשורים זה לזה ומה נדרש מהמשתתפים בכל שלב.

האם קיימות מגבלות גאוגרפיות או עונתיות?

פעילות גיבוש בזום אינה מחייבת מקום מפגש משותף, ולכן אפשר לשלב בה עובדים ממקומות שונים. עם זאת, יש לתאם שפה, שעות עבודה, חגים וזמינות.

בצוותים גלובליים כדאי לבדוק:

• באיזו שפה תתקיים ההנחיה.
• אילו אזורי זמן יש להביא בחשבון.
• האם ימי העבודה והחגים זהים אצל כל המשתתפים.
• האם התוכן וסגנון ההנחיה מתאימים לקבוצה.

גם לעונה ולתקופות חופשה עשויה להיות השפעה על זמינות המשתתפים. לפני קביעת המועד, בדקו מי צפוי להשתתף והאם קיימים פערי שעות או מגבלות טכניות.

אם מעוניינים בפורמט אחר, אפשר לשקול פעילות גיבוש סוף שנה או ימי גיבוש בים בהתאם למזג האוויר, למיקום ולהרכב הקבוצה.

כיצד מועברת הפנייה למפעילים?

האתר אינו מפיק או מפעיל את המפגש. לאחר השארת הפרטים, ניתן להעביר את הפנייה למפעילים ולמפיקים שעוסקים בפעילויות גיבוש.

האחריות להצעה, לתיאום ולביצוע נשארת אצל המפעיל שעמו תבחרו להתקדם. לפני הבחירה, בדקו מולו:

• מה כוללת הפעילות ומי מנחה אותה.
• האם התוכן מתאים להרכב הקבוצה.
• אילו אמצעים טכניים נדרשים.
• מה המחיר ומה כלול בו.
• האם הפעילות זמינה במועד המבוקש.
• מי מטפל בתקלה או בשינוי מועד.

המחיר, הזמינות ורמת השירות נקבעים מול כל מפעיל. בקשו שכל פרט מהותי יופיע בהצעה או בהסכם.

מה משפיע על הצעת המחיר לפעילות גיבוש בזום?

כדי לקבל הצעת מחיר לפעילות גיבוש בזום, יש למסור למפעיל מידע על הקבוצה, התוכן והדרישות הטכניות. הצעה מפורטת מאפשרת להשוות לא רק את הסכום, אלא גם את היקף השירות.

כדאי לכלול בפנייה:

• הרכב הקבוצה ומספר המשתתפים הצפוי.
• משך המפגש המבוקש.
• רמת ההנחיה והמעורבות.
• התאמות לתוכן, לשפה ולנגישות.
• ציוד, חומרים או הכנה מוקדמת.
• המועד המבוקש ומידת הגמישות.

בקשו הצעה כתובה ובדקו מה כלול בה, אילו הכנות נדרשות ומהם התנאים לשינוי המועד. אפשר להשוות גם לפורמטים נוספים בעמוד פעילות גיבוש.

צוות שמחפש פורמט שונה לגמרי יכול לעיין גם בפעילות גיבוש לצבא.

שאלות נפוצות על פעילות גיבוש בזום

האם פעילות גיבוש בזום דורשת ניסיון קודם?

לא בהכרח. כאשר ההצטרפות פשוטה וההנחיות ברורות, גם משתתפים שאינם רגילים לפלטפורמה יכולים לקחת חלק.

מומלץ לשלוח מראש קישור, הסבר על כלי ההשתתפות ודרך לקבלת עזרה. אם הפעילות מורכבת, בקשו מהמפעיל להסביר כיצד תתבצע ההכנה.

איך בודקים זמינות למועד מסוים?

משאירים פרטים עם המועד המבוקש, הרכב הקבוצה ומידת הגמישות. הפנייה יכולה לעבור למפעילים ולמפיקים, והזמינות נבדקת מולם.

מה ההבדל בין פעילות בהנחיה לפעילות עצמאית?

פעילות בהנחיה כוללת אדם שמסביר את הכללים, מנהל את הקצב ומעודד השתתפות. בפעילות עצמאית הקבוצה מקבלת הוראות וחומרים ומנהלת את המפגש בעצמה.

אילו התאמות נגישות כדאי לבדוק?

בקשו פירוט של ההתאמות הזמינות בפועל. בדקו כתוביות או תמלול, חומרי הכנה נגישים, השתתפות בצ'אט, קצב הסבר וחלופות למשימות שאינן מתאימות לכל המשתתפים.

מה צריך לבדוק מבחינה טכנית?

בדקו את התאמת התוכנה, איכות החיבור, הרשאות המיקרופון והמצלמה ואופן ההצטרפות. בררו גם מי מסייע במקרה של תקלה ואילו הכנות נדרשות מכל משתתף.

כיצד משווים בין הצעות?

השוו את התוכן, ההנחיה, הציוד, ההתאמות ותנאי השינוי, ולא רק את המחיר. בקשו שכל הצעה תפרט מה כלול ומה נדרש מהארגון ומהמשתתפים.